Или если вся работа распределена в команде, кроме одной небольшой, но забытой детали. Так случается, когда в команде нет чёткого распределения ролей в рамках проекта, а есть просто список задач, в котором люди берутся за то, что считают нужным. Каждому участнику проекта полезно знать, на каком этапе находится работа над проектом, и находить свою роль в нём. К примеру, менеджер может контролировать сроки работы, а подчинённые – видеть связи между своими задачами. принцип ейзенхауера «Неважное+срочное» бывает трудно отделить от важного и срочного. Это могут быть несвоевременные телефонные звонки, помощь в выполнении чужой работы, необязательные и навязанные встречи.
Матрица Эйзенхауэра: может ли она быть полезной на работе?
В украинской системе управления проектами Worksection.com можно не только привязывать документы Google Docs к проектам, но и вносить в них правки (не выходя из системы). «Важное+срочное» — это те дела, за которые следует браться с самого начала. У хорошо организованного человека такой список минимален. Это один из наиболее популярных инструментов тайм-менеджмента. Его используют как простые офисные работники, так и руководители корпораций с мировой известностью. Например, понедельник посвящаете планированию и административной деятельности, вторник —встречам и звонкам, среду можно посвятить глубокой работе.
Принцип действия матрицы Эйзенхауэра
Такой подход помогает улучшить концентрацию, а также избежать рассеивания внимания на многозадачность. Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.
Несколько слов о «матрице Эйзенхауэра»
Метод позволяет совмещать задачи разной сложности и продуктивно организовать свой день, не тратя чрезмерно много сил. Он помогает ставить приоритеты и сосредотачиваться на важнейшем деле дня. Часто мы составляем список дел на день, но не успеваем все выполнить, потому что не рассчитываем время для каждой задачи. Важным аспектом этой техники является установление четких границ для выполнения задач.
Вы сможете сосредоточиться на наиболее важных задачах, избегая отвлекающих факторов и улучшая свою продуктивность. Независимо от вашей роли в индустрии информационных технологий, эти техники помогут вам стать более организованным, эффективным и успешным профессионалом. Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — «важно» и «срочно»; таким образом, получается четыре класса приоритетов.
Задачи, попадающие в этот квадрант, имеют низкий приоритет и не требуют срочного внимания. Они могут быть мелкими задачами, развлечениями или отвлекающими факторами. Так как срочности нет, есть время хорошо обдумать тактику выполнения задач, найти оптимальный подход для их осуществления. Но важно изначально запланировать ориентировочный срок их завершения.
Система помогает контролировать работу команд и развитие проектов, но также может быть полезной для личного планирования. Эта методика заключается в том, чтобы заранее выделять конкретное время на каждую задачу, избегая любых отвлечений. Цель этой методики — спланировать свою деятельность таким образом, чтобы банка была наполнена камнями и галькой, но в ней не осталось песка. Эта техника поможет ставить собственные цели или устанавливать их сотрудникам. Эта система позволяет объединить как можно больше похожих задач в одном промежутке времени, чтобы не отвлекаться на них в течение дня. Это может быть любая мелочь — вкусное пирожное, долгожданная книга, вечеринка, день в СПА.
В нашей статье мы представим вам 10 лучших техник тайм-менеджмента, специально подобранных для айтишников. Вы узнаете о различных стратегиях, которые помогут вам оптимизировать использование времени, управлять задачами и достигать более высокой продуктивности в работе. Каждая из этих техник является мощным инструментом, который позволит вам эффективно организовать свой рабочий день и достичь лучших результатов. Второй квадрат является требовательным, потому что он обычно не «навязывается» вам, и вы должны мобилизовать его сами. Здесь нужна сильная воля, чтобы действительно посвятить время личностному развитию.
Задачи, попадающие в этот квадрант, являются наиболее приоритетными и требуют срочного внимания. Это могут быть срочные проблемы, неотложные задачи или важные проекты с критическими сроками. В этом квадранте важно сосредоточиться на выполнении этих задач и уделить им максимальное внимание. Далее в статье мы рассмотрим каждую из этих 10 техник тайм-менеджмента подробно, объясняя их суть и демонстрируя, как они могут быть применены в вашей повседневной работе.
На такие дела может уходить “гора” нашего бесценного времени, потому следует хорошенько подумать, прежде чем браться за них. Визуально матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный горизонтальной и вертикальной линиями на 4 блока. Каждый традиционно можно назвать первыми буквами латинского алфавита (A, B, C, D). Также для удобства им можно присвоить цвета, например, A – красный, B – желтый, C – зеленый, D – серый. Такой подход помогает сортировать даже наибольшее количество дел по очередности, приоритетности и выполнить все дела в свое время.
Это может быть ответ на электронное письмо, отправка короткого сообщения, сбор мусора на рабочем месте и тому подобное. После выполнения четырех помидоров (то есть 4 циклов работы и перерывов) сделайте более продолжительный перерыв длительностью минут. Это даст вам возможность отдохнуть, размяться и подготовиться к следующему сеансу работы. В течение 25 минут сосредоточьтесь полностью на выполнении выбранной задачи. Избегайте отвлечений, выключите уведомления на телефоне и компьютере, чтобы ничто не мешало вашей концентрации.
- Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность в течение десятилетий.
- У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.
- В заключение несколько важных моментов, которые пришли в голову при работе над собою.
- Теперь вы спокойно можете сосредоточиться на самом важном.
«Motivational Notebook» – лучший инструмент для тех, кто хочет стать гуру тайм-менеджмента, повысить самоорганизацию и продуктивность. Главная изюминка блокнота – «Матрица Эйзенхауэра», модный и полезный вариант планирования повседневных дел. Учитесь сами и учите команду расставлять приоритеты и выделять первостепенные задачи. Обидная ситуация, если 2 человека делают одну и ту же работу, не зная об этом.
Когда принимаетесь за крупную работу, стоит оповестить коллег о том, что в течение определённого времени вы будете недоступны для разговоров и обсуждений. Предложите им все вопросы, которые возникнут в этот период, задавать через почту, чтоб вы могли ответить на них, не отвлекаясь на другие задачи. Все же цифровые файлы, которые вам приходят, стоит хранить в папках соответствующих проектов в любом из онлайн-сервисов работы с документами. Например, Google Docs позволяют искать по названию и содержанию и отслеживать все изменения в документе. Некоторые системы для управления проектами позволяют привязывать документы сразу к конкретному проекту и хранить в системе.
Если хочешь правильно планировать, то тебе нужна матрица приоритетов эйзенхауэра. Это уникальное изобретение научит, как все успевать и оставаться полным сил и энергии. Паттерны успеха от IT-специалиста», различает глубокую и поверхностную работу. На этапе глубокой работы вы сосредотачиваетесь исключительно на важной задаче и любой ценой избегаете отвлекающих факторов.
Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. Ответы на эти вопросы помогут прояснить, какие задачи нужны на самом деле, а какие можно вычеркнуть из списка дел. Даже если у вас много задач, попробуйте ограничить их количество до 10 на каждый квадрант.
Еще этот метод используется, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения какой-либо задачи. Этот квадрат содержит действия, которые не влияют на вашу работу или развитие, они требуют времени, но не дают ничего взамен. Их стоит минимизировать, но, с другой стороны, не полностью, потому что они могут быть элементом, который поможет расслабиться и избавиться от проблем. Эти задачи важны для вашего развития и работы, их нужно выполнить как можно скорее из-за приближающихся дедлайнов.
IT курсы онлайн от лучших специалистов в своей отросли https://deveducation.com/ .